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Administrative Assistant, Purchasing and Billing Expert with French
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Administrative Assistant, Purchasing and Billing Expert with French

Date de publication 16.03.2026

1 a postulé

Job Description

Responsibilities
Administrative Support:
  • Provide operational administrative support for training activities (offers, billing, contracts)
  • Follow up with external stakeholders
  • Liaise with accounting (VAT follow-up) and the treasurer (financial reporting support)
  • Support quality processes
  • Work with tools such as Dendreo and MS Office

Training Coordination:
  • Plan and organize training sessions
  • Coordinate with trainers and participants
  • Manage logistics and resource booking
  • Use Dendreo and MS Office for daily operations

Financial & Operational Support:
  • Support budget, expenses, and orders monitoring (SAP)
  • Assist with contract, license, and equipment follow-up
  • Collaborate with the Immersive Solutions team
Requirements
Education & Experience:
  • A-level or Bachelor's degree
  • 3-5 years of experience in administration or office support

Languages:
  • French - proficient level -C1 (written and spoken)
  • English - minimum B2 (written and spoken)

Required:
  • Results-oriented mindset
  • Strong stakeholder orientation
  • Decision-making skills
  • Willingness to learn and develop
  • Ability to challenge and improve processes
  • High attention to detail and accuracy
Technical Skills
  • Basic knowledge of accounting and financial processes
  • Understanding of training organization processes
  • Basic contract management
  • Legal/administrative document writing
  • Knowledge of quality processes
  • Tools: SAP, Dendreo (Training Management System), MS Office 365
What We Offer
  • Opportunity to work in an international environment
  • Participation in development and training projects
  • Exposure to a large, global organization
  • Stable employment

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