Office Manager - French/Portuguese Speaking (Lisbonne) (H/F)

Vroomly est la seule plateforme digitale tout-en-un qui connecte les garagistes à leurs clients et à leurs fournisseurs.

Avec plus de 6 000 garages actifs, Vroomly s'est imposée comme une référence du secteur en centralisant les outils de gestion administrative, la relation client et la commande de pièces automobiles, via un catalogue de plus de 2,5 millions de références.

Acteur engagé dans la transformation des métiers de l'entretien automobile, Vroomly est animée par une conviction forte : les garagistes sont essentiels à la mobilité et à la liberté de millions de personnes. Notre objectif est de leur fournir des outils simples, efficaces et adaptés à leur quotidien, pour les aider à développer leur activité dans la durée.

Entreprise rentable, Vroomly connaît une forte croissance et accélère son développement à l'international. La société compte aujourd'hui 120 collaborateurs, répartis entre deux pôles complémentaires :

• Paris, où se concentrent le produit, le marketing, les achats et la supply,
• Lisbonne, où les équipes opérations, sales et care accompagnent au quotidien les garages dans leur développement.

Chez Vroomly, vous contribuez à faire évoluer un secteur clé de la mobilité, au sein d'une entreprise en pleine accélération.

Descriptif du poste

Dans le cadre de notre forte croissance à Lisbonne (70 collaborateurs aujourd'hui et 40 recrutements à venir cette année), nous créons un poste d' Office & IT Support Manager pour structurer, piloter et sublimer notre environnement de travail.

Tu rejoindras la Team RH à Lisbonne et deviendras un rôle clé du quotidien de l'équipe, au cœur de l'expérience collaborateur.

Ta mission : transformer nos bureaux en un lieu de vie exceptionnel, porter l'expérience collaborateur au plus haut niveau et garantir un environnement fluide, structuré et impeccable.

Tu travailleras au quotidien avec :

• La Team RH à Lisbonne
• Le support IT basé à Paris
• Les prestataires locaux (bailleurs, IT, ménage, sécurité, télécoms)
• L'ensemble des collaborateurs du bureau de Lisbonne

Tes missions

Piloter et optimiser l'environnement de travail

• Gestion des locaux : Tu es le point de contact direct des bailleurs. Tu les challenges, tu suis les dossiers techniques et pilotes les projets d'agencement.
• Logistique & Stocks : Tu pilotes les stocks de mobilier (bureaux/chaises) et les consommables pour le confort de la team (Café de spécialité, fruits, fournitures).
• Prestataires : Tu gères les contrats et les interventions des partenaires locaux. Tu es particulièrement réactif(ve) sur les services critiques (ex: Vodafone pour le Wifi) pour garantir zéro interruption.
• Garant de l'environnement & Sécurité : Tu pilotes la société de ménage pour une propreté irréprochable et tu es responsable de la sécurité du site sous tous ses angles (gestion Verisure, normes incendie, trousse à pharmacie et formations premiers secours).
• Admin & Factures : Tu assures le suivi et la validation des factures liées à tes prestataires et au fonctionnement du bureau.

Assurer le support IT local (Niveau 1)

• Collaboration Paris-Lisbonne : En lien étroit avec le support IT à Paris, tu es le référent technique sur place.
• Support Niveau 1 : tu assures le support de premier niveau pour l'équipe (configuration des postes, résolution des problèmes d'affichage ou de périphériques). Ton but : faire en sorte que chaque collaborateur soit opérationnel et efficace en un clin d'œil.
• Gestion de parc : Tu gères le stock physique (MacBooks, écrans, accessoires) et assures l'Onboarding/Offboarding technique de chaque collaborateur.

Développer l'expérience collaborateur et la culture interne

• Event Planner : Tu gères ton budget annuel et crées une roadmap d'événements (ex: Afterwork, tournois de jeux, running).
• Marque Employeur : Tu captures ces moments (photos/vidéos) pour nourrir nos réseaux sociaux et donner envie aux futurs talents de nous rejoindre.
• Expérience Collaborateur : Tu es le moteur de l'amélioration de nos locaux pour garantir un quotidien fluide et stimulant ; tu es force de proposition pour rendre nos bureaux toujours plus vibrants, inspirants et propices à l'énergie collective.

Profil recherché

• Tu justifies d'une première expérience réussie (alternance ou CDI) en office management, coordination, événementiel, hospitality ou environnement similaire.
• Tu as une forte appétence pour le support IT de niveau 1 (écosystème Apple / Mac) : configuration de postes, gestion de périphériques, résolution de problèmes techniques simples.
• Tu sais créer une atmosphère chaleureuse et engageante, tout en étant capable de poser un cadre clair et de faire respecter des processus.
• Tu es à l'aise l'aise dans des environnements dynamiques où tout est à construire.
• Tu es ultra-organisé(e), débrouillard(e) et orienté(e) solutions.
• Tu maîtrises le Français et le Portugais courants à l'oral comme à l'écrit, pour coordonner efficacement les équipes et les prestataires locaux.
• L'anglais est un plus.

Processus de recrutement

1. Appel de screening et de présentation avec Joséphine (TAS)
2. Échange de fit avec Nelly (DRH)
3. Mise en situation avec Adeline (HR Ops)

Nos avantages

Une progression rapide dans ta carrière

• Scale-up en forte croissance offrant de réelles opportunités d'évolution
• Formation continue et suivi régulier pour t'accompagner et te permettre de performer
• Objectifs clairs et atteignables, avec des plans de développement adaptés à ton rythme

Une culture transparente et bienveillante

• Une équipe proche, accessible et simple
• Transparence totale, y compris sur les salaires (tous les niveaux, cofondateurs compris)
• Une équipe soudée, honnête et respectueuse, sans blabla inutile

Des avantages qui ont du sens

• 25 jours de congés
• Tickets Restaurant
• Mutuelle prise à 100%
• Un relocation package de 650€ (prime exceptionnelle le 1er mois) + remboursement de tes billets d'avion dans la limite de 200€ (sur présentation d'une facture)
• Budget mensuel livres (jusqu'à 12 par an)
• Abonnement à la salle de sport (Urban Sports Club) pris en charge à 100% !
• Vroomnight chaque trimestre + offsite annuel pour renforcer la cohésion

Department RH Localisations Vroomly Lisbonne Statut à distance Hybride Type de contrat CDI Niveau d'emploi Premier/Moyen niveau