9 conseils pour réussir un onboarding à distance

Le processus d’onboarding a généralement lieu au cours de la première semaine d'un nouvel emploi, où l'entreprise vous accueille et vous présente les collègues avec lesquels vous travaillerez. Pour de nombreuses entreprises, l'onboarding est un processus inspirant et se déroule de manière fluide et efficace. Cependant, vous devez être prêt à recevoir beaucoup de nouvelles informations, avec le défi de garder une trace de tout au début. En tant que nouveau collaborateur, il y a beaucoup de choses à maîtriser. Par exemple, vous serez très probablement présenté avec de nouveaux logiciels que vous ne connaissez peut-être pas et vous apprendrez de nouvelles procédures à suivre. Vous serez également présenté avec ce qui est exigé et attendu de vous dans votre nouveau rôle. De nos jours, avec la pandémie mondiale, plusieurs entreprises ont introduit de nouvelles politiques qui permettent aux employés de travailler à domicile, et cela s'applique également aux nouveaux employés. Si vous allez travailler à domicile depuis votre premier jour, votre onboarding sera en ligne. Cela signifie que vous rencontrerez virtuellement vos nouveaux collègues, vous devrez être un peu plus organisé, prendre plus de responsabilités et porter une attention particulière aux informations importantes. Commencer à travailler dans une nouvelle entreprise dans ces conditions est une situation inhabituelle, alors assurez-vous de contacter votre nouvel employeur si vous vous sentez confus ou si vous rencontrez quelque chose qui ne vous semble pas clair.  

1. Restez organisé

Commencer un nouvel emploi à domicile peut également être pratique: vous ne vous sentez pas stressé d'être à l'heure ou de localiser votre bureau dans votre lieu de travail. Cependant, la première période de l’onboarding à distance peut être exigeante de toute façon. Chaque jour sera rempli de nouvelles informations et vous devrez probablement lire des documents importants, assiste à des rencontres vidéo (où vous serez présenté aux directeurs et aux supérieurs), télécharge de nouveaux logiciels, etc... En plus de cela, vous rencontrerez votre nouvelle équipe de collaborateurs, qui peuvent également travailler à domicile et d’autres pays. Dans les moments où votre expérience d’onboarding à distance est un peu écrasante, il peut être approprié de disposer d'un plan pour rester organisé. Par exemple, il est recommandé de créer un dossier sur votre ordinateur dans lequel vous enregistrez tous les fichiers et documents importants. Vous pouvez également organiser votre boîte de réception avec différentes catégories et couleurs afin de classer les emails les plus importants. De plus, assurez-vous d'avoir une liste de tous les logiciels dont vous avez besoin et testez-les sur votre ordinateur avant le début de chaque journée. Cela peut inclure un logiciel de chat vidéo comme Skype ou Zoom, ou d'autres logiciels comme Microsoft Word, Powerpoint ou Excel. Contactez votre employeur si vous avez besoin d'aide pour les télécharger et les installer.  

2. Créez un espace de travail et une routine

L'un des facteurs les plus importants lorsque vous travaillez à domicile, et en particulier lors d'un processus d'onboarding à distance, où vous devez vous concentrer à 100%, est la configuration d’un espace de travail à la maison.  Beaucoup de gens ont un bureau ou une autre surface appropriée qu'ils utilisent juste pour travailler, et une chaise ergonomique pour s'asseoir correctement pendant plusieurs heures. Créer une espace de travail spéciale pour vos heures de travail vous aidera également à éviter les distractions à la maison, ainsi qu'à augmenter votre motivation et votre concentration. Nous vous recommandons également d'introduire une routine pour vos journées de travail. Cela peut être quelque chose comme: vous vous réveillez à l'heure pour avoir le temps de prendre votre petit-déjeuner avant de commencer la première séance de la journée. Entre les séances, n'oubliez pas de vous lever, de marcher dans votre maison, de vous étirer le corps ou de prendre l'air frais. De cette façon, vous vous videz la tête.  Prenez également des pauses pour le déjeuner et essayez de définir des limites claires entre ce qu’est le temps de travail et le temps libre.  

3. Prenez des notes

Comme mentionné précédemment, vous recevrez beaucoup d'informations au cours de votre première semaine en tant que nouvel employé, et parfois il sera facile de perdre votre concentration. Vous pensez peut-être que vous vous souviendrez de tout ce qui est dit, mais par prudence, il est toujours bon de prendre des notes (dans un bloc-notes ou sur le même ordinateur). Comme ça, vous pourrez consulter les éléments clés qui ont été expliqués lors de l'onboarding à l'avenir. Par exemple, ces éléments clés peuvent être la politique de l'entreprise, sa mission et sa vision. Vous pouvez également noter les objectifs pour votre rôle afin de savoir plus concrètement les attentes de l'entreprise.  En plus, vous obtiendrez des informations sur la façon de demander des congés et des congés de maladie, et combien de jours de congés payés vous pouvez prendre. Ce sont des informations qu'il est bon d'avoir enregistrées dans le bloc-notes.   En dehors de cela, il est toujours bon d'avoir les identifiants et les mots de passe écrits quelque part, mais assurez-vous de les sauvegarder et de les sécuriser en lieu sûr. Même si de nombreux ordinateurs portables ont une fonction qui vous permet d'enregistrer automatiquement vos mots de passe, il est toujours bon d'avoir une sauvegarde.  

4. Consultez l'ordre du jour

Au cours de nombreux processus d’onboarding, vous obtenez un horaire à l'avance qui vous indique l'ordre du jour de chaque jour. Par exemple, votre premier jour peut consister en des présentations, des informations pratiques et des informations générales sur l'entreprise. Et les autres jours, vous obtiendrez un aperçu des processus de travail que vous prendrez en charge ou auxquels vous participerez. En gardant une trace et en regardant votre emploi du temps chaque matin avant le travail ou la veille au soir, vous pouvez vous préparer et être prêt. De cette façon, vous ne vous sentirez pas nerveux ou stressé, mais pourrez commencer la journée motivé et avoir des questions préparées auxquelles vous pourrez obtenir des réponses.  

5. Résumez la journée avec des points à retenir

À la fin de chaque journée, un bon conseil pourrait être de parcourir les notes que vous avez prises et de regarder ce que vous avez appris. De cette façon, vous pouvez résumer les points les plus importants à retenir à l'avenir. Ceci est particulièrement important si l'entreprise a parlé de votre rôle en particulier ou si vous avez appris un nouveau logiciel que vous utiliserez beaucoup - assurez-vous d'avoir écrit comment il fonctionne et comment l'utiliser le plus facilement. Au lieu de poser beaucoup de questions sur le logiciel une fois que vous avez commencé à l'utiliser, vous pouvez regarder vos notes et vous rappeler comment le faire.  Si vous avez des questions ou des idées au cours d'une session et que vous n'avez pas la possibilité de les commenter à ce moment-là, vous pouvez les noter afin de pouvoir les poser plus tard, en fin de la journée ou envoyer un message à votre employeur ou superviseur.  

6. Donnez du feedback

Une fois que vous avez terminé votre semaine d'onboarding, c'est une excellente occasion de donner votre feedback à ceux qui en ont été responsables. Cela peut être: parler des sessions que vous avez trouvées très intéressantes, faire des suggestions sur la façon dont elles pourraient améliorer l'expérience d'intégration des futurs nouveaux employés. Par exemple, vous pouvez leur dire quelles parties de l’onboarding vous avez trouvées très intéressantes et sur lesquelles vous aimeriez en savoir plus. Ou vous pourriez avoir des suggestions pour améliorer l'expérience d'onboarding à distance des futurs nouveaux employés, comme l'ajout de didacticiels vidéo ou d'un quiz à la fin de la semaine pour faire un résumé amusant et aider les collaborateurs à se souvenir de ce qu'ils ont appris. Votre opinion sera souvent apprécié et montrera que vous vous sentez engagé.  

7. Communiquez avec votre employeur

Votre employeur vous contactera probablement de temps en temps pendant votre expérience d’onboarding pour s'assurer que vous allez bien. Mais vous pouvez également mettre en contact avec eux si vous en ressentez le besoin. Par exemple, si vous avez l'impression de manquer des informations ou s'il y a quelque chose que vous ne comprenez pas. Dans ce cas, vous pouvez toujours demander un appel rapide à votre employeur ou envoyer un e-mail avec toutes vos questions. De cette façon, vous montrez que vous êtes engagé, que vous voulez en savoir plus et que vous valorisez la communication. C'est aussi un moyen d'éviter de futurs malentendus.  

8. Préparez-vous pour une interaction à distance

Certains défis avec un processus d’onboarding à distance sont que vous n'aurez pas les mêmes chances de connaître tous vos nouveaux collègues, ou d'entrer dans l'esprit d'équipe lorsqu'il n'y a pas d'interaction réelle face à face. Cependant, vous pouvez proposer une visioconférence avec tous les membres de votre équipe en dehors du temps de travail afin de vous présenter dans un environnement plus informel. Étant donné que votre nouvelle entreprise a probablement un bon logiciel de communication, vous pouvez facilement créer une réunion en ligne à laquelle tout le monde peut participer.  

9. Donnez-vous du temps

Un processus d’onboarding à distance est, dans la plupart des cas, un peu écrasant car vous apprendrez à connaître de nouvelles informations et méthodes dans un court laps de temps et en dehors du lieu de travail. Au début, il est facile de se sentir un peu frustré, mais soyez patient, vous apprendrez tout et après quelques mois, le travail se déroulera comme sur des roulettes. De plus, personne dans l'entreprise ne s'attend à ce que vous fassiez tout parfaitement après la première semaine en tant qu'employé. C'est normal d'oublier comment les choses fonctionnent et de poser des questions. Tout le monde a été dans la même situation que vous maintenant et personne ne vous jugera si vous faites une erreur. Il peut également être bon de savoir à quoi ressemble votre processus d'apprentissage. Certaines personnes ont un soi-disant «apprendre sur le tas», où les gens doivent faire une erreur ou deux avant de savoir comment tout fonctionne. D'autres apprennent en écrivant comment les choses fonctionnent et en parcourant les notes pour se rafraîchir la mémoire. Pour ces personnes, l'astuce d'avoir un bloc-notes à portée de main vaut son pesant d'or.  

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  Le processus d'onboarding est un élément vital pour les employeurs et les nouveaux employés. Les employés ont une première impression de l'entreprise pour laquelle ils ont été embauchés et où les employeurs peuvent accueillir chaleureusement les nouveaux employés et les aider à s'installer. Beaucoup affirment également que l'onboarding à distance est préférable, car les employeurs peuvent organiser toutes les étapes et procédures de manière plus simple en ligne, même s'ils ne peuvent pas rencontrer les nouveaux collaborateurs en personne. Vous recherchez un nouvel emploi et vous serez bientôt en cours d'onboarding à distance? En utilisant nos conseils, vous réussirez votre première semaine à votre nouveau travail. Et n'oubliez pas - n'ayez pas peur de poser des questions et de donner votre opinion. Bonne chance! :)