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Location: Romania/GY Operations Romania SRL_Bucharest Remote work: Yes/No Organization: Job level: Global Grade - 03 Additional fields if needed:
Primary purpose of roles:
Principal Duties and Responsibilities:
Experience & skills:
For any other questions please reach the HR Representative: Valentin Titivel
Deadline for applications:
Location: Romania/GY Operations Romania SRL_Bucharest Remote work: Yes/No Organization: Job level: Global Grade - 03 Additional fields if needed:
Primary purpose of roles:
- GBS Fleet Back Office Senior Agent is responsible for the loading and administration of the fleet contracts, support of fleet service providers and fleet customers
- Full ownership of upload and maintenance of master data for FOS fleets (customers, vendors, contracts, pricing, vehicles, fleet lists and unmounted tires)
- Work closely together with the front Office Agents and the truck team to deliver services on the highest level.
- Process in priority billing, perform pre-invoicing checks and handle invoicing queries and claims.
- Perform and coordinate regression testing quarterly for cluster in scope
- Coordinates complex activities inside the cluster.
Principal Duties and Responsibilities:
- Contract setup: customer setup in SAP, contract loading and billing setup, creation of functional locations, vehicle upload, pricing upload.
- Fleet updates: periodically updating customer fleets in SAP.
- Billing: handling incomplete documents in SAP. Top priority is to get all services and tires billed before month end closure.
- Customer bonuses: calculation of periodic bonus payment to customers in collaboration with the FO teams
- Handling customer requests routed by FO to GBS: invoice queries, pricing queries, sales orders self-mounting customers. Includes some urgent queries.
- Mileage administration: Handling customer queries routed by FO to GBS, perform mileage billing, fleet updates
- Vendor setup in SAP;
- Self-billing settings for some vendors in SAP
- SAP activation in Ejob
- Monitoring jobs: check P&R orders and correct in case of errors, check GR of self-billing jobs and process manually,
- Intercompany processes: create manual intercompany PO, Intercompany invoice booking problem solving
- Check Service Provider invoices
- Service Line related invoices: payment check for GDTO &countries
- Casings: pricing, insert grades in SAP, create PO for casings in SAP, prepare reports for casings collection & sales/vendor invoice
- Job recording on behalf of SP and customers
- Perform FOS testing quarterly, maintain FOS frontend and backend settings, handle FOS system errors. Coordinate testing inside the cluster.
- User administration: customer, vendor and internal setup in SAP, FOS
- Price maintenance: sales price upload, purchasing price upload in SAP
- Follow up with customers and service providers on unauthorized/unapproved jobs, request confirmations on fleet updates
- Proactive solutions billing and contract creation in SAP
- Point of contact for junior colleagues in cluster.
- Work shadowing and training newcomers.
- Proactively identify and raise process concerns, drive CI projects
- Act as expert on billing or pricing for the cluster in scope.
Experience & skills:
- 2-3 years working experience in a support function (help desk, customer service), experience with SAP is desired. Experience with Excel is desired.
- Minimum 1-year experience in Fleet Back Office Agent role.
- No major escalations received.
- Excellent verbal and written communication skills in English and second language depending on cluster
- Ability to follow procedures and sequential processes.
- Critical thinking skills, analytical mindset, ability to drive process efficiencies
- Team player and strong interpersonal skills
- Proven ability to work on own initiative
- Diligent - ensure deadlines are met and priorities are balanced accordingly
For any other questions please reach the HR Representative: Valentin Titivel
Deadline for applications:
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