POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Workwide AB

Org.nr : 556959-2404

Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Suède

 

Ce document décrit comment Workwide AB collecte, traite et protège les données personnelles conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

 

1. Qui est le Responsable du Traitement ?

Au sein du groupe Workwide, le responsable du traitement est Workwide AB, org.nr : 556959-2404, Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Suède (« Workwide » ou « nous »). Nous proposons des plateformes d’emploi pour les demandeurs d’emploi, sur lesquelles les employeurs publient des offres d’emploi du monde entier (« les Services »). Ce document constitue notre politique relative à la collecte et au traitement des données personnelles.

 

En vertu du Règlement Général sur la Protection des Données 2016/679 (RGPD), nous sommes désignés comme responsable du traitement des données personnelles pour lesquelles nous déterminons les finalités et les moyens du traitement. Par données personnelles, nous entendons toute information directement ou indirectement liée à une personne physique vivante, comme un nom et une adresse, mais aussi une position géographique ou une adresse IP.

 

Nous collaborons avec des tiers de confiance pour collecter des données. Nous pouvons également, parfois, partager des informations avec ces tiers, comme votre adresse e-mail ou numéro de téléphone. Ces tiers peuvent relier vos données à d’autres informations qu’ils collectent pour créer des audiences personnalisées ou diffuser de la publicité ciblée. Pour plus d’informations sur la manière dont ces tiers traitent vos données, consultez : Comment Google utilise les informations

 

2. Quelles Données Personnelles Sont Traitées ?

Nous traitons vos coordonnées telles que votre nom, adresse e-mail et numéro de téléphone. Ces informations personnelles sont collectées via le formulaire de contact pour les employeurs ou les formulaires de candidature pour les demandeurs d’emploi.

 

Nous traitons également le contenu des CV et lettres de motivation que vous téléchargez sur notre site ou nous envoyez, ainsi que toute information fournie dans le cadre de votre utilisation des Services, comme vos intérêts professionnels et sectoriels.

 

Nous traitons aussi des données personnelles administratives collectées automatiquement, telles que votre adresse IP, numéro d’identification, données de localisation et cookies. Les cookies traités varient selon les types de plateformes que vous utilisez. La politique en matière de cookies est disponible pour chaque plateforme ici.

 

Veuillez noter que nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir intégralement les Services si vous ne nous communiquez pas les informations personnelles mentionnées ci-dessus.

 

2a. Enregistrement et Analyse des Entretiens

Workwide AB peut enregistrer des entretiens de recrutement (y compris les appels téléphoniques et vidéo) et les traiter à l’aide d’outils d’analyse et de transcription basés sur l’IA, afin d’évaluer les candidats, améliorer le processus de recrutement et former notre équipe.

 

Les enregistrements sont conservés de manière sécurisée et ne sont accessibles qu’au personnel autorisé. La base juridique de ce traitement est le consentement, obtenu avant l’enregistrement.

 

Avant tout entretien enregistré, les candidats seront informés et invités à donner leur consentement explicite. Les candidats peuvent retirer leur consentement à tout moment en contactant [email protected]. Dans ce cas, l’enregistrement sera supprimé, sauf obligation légale de conservation.

 

3. Pourquoi Traitons-Nous les Données Personnelles ?

Nous traitons les données personnelles mentionnées ci-dessus conformément aux réglementations en vigueur et pour les raisons suivantes :

 

Les coordonnées sont utilisées pour envoyer notre newsletter et des offres d’emploi, après que vous avez accepté de recevoir des informations susceptibles de vous intéresser.

 

Le traitement et la divulgation des coordonnées, CV et lettres de motivation envoyés aux employeurs sont au cœur de notre activité, et tout cela est traité pour vous permettre d’utiliser nos Services conformément aux Conditions d’utilisation. Pour des raisons légales, ce processus est complet lorsque vous donnez votre consentement. Les informations dans votre CV peuvent contenir des données personnelles sensibles, qui ne sont traitées qu’après obtention de votre consentement conformément à la législation. Ce consentement est obtenu lorsque vous nous soumettez vos informations personnelles.

 

Nous effectuons des tâches administratives système pour assurer la fonctionnalité technique de nos Services. Nous visons également à prévenir l’utilisation frauduleuse des Services au regard des conditions générales, conformément au cadre réglementaire et juridique. Nous traitons aussi légitimement ces informations pour prévenir toute compromission de nos Services et protéger tous les utilisateurs ainsi que nous-mêmes. Les données administratives sont également utilisées à des fins statistiques et analytiques pour développer nos Services dans le respect de la législation applicable. L’intérêt de ces données réside uniquement dans leur utilité statistique et n’est pas destiné à identifier des individus.

 

Pour les activités de traitement menées conformément à notre intérêt légitime, nous avons examiné l’équilibre entre l’importance de vos propres intérêts et la signification du traitement de vos données personnelles pour vos intérêts et votre droit à la vie privée. Nous avons conclu que nos intérêts légitimes ne peuvent pas prendre le dessus sur vos droits à la vie privée qui empêcheraient le traitement des données personnelles.

 

4. Avec Qui Partageons-Nous les Données Personnelles ?

Les coordonnées, CV et lettres de motivation ne sont partagés qu’avec les entreprises partenaires concernées par l’offre d’emploi ou souhaitant proposer des opportunités d’emploi. Nous ne partageons les informations personnelles qu’avec les employeurs qui intéressent le candidat. Nous avons des accords avec toutes nos entreprises partenaires et appliquons des mesures de sécurité efficaces lors du transfert de données, basées sur le modèle développé par la Commission européenne. Nous veillons continuellement à ce que les données personnelles soient traitées de manière sécurisée dans le respect de nos propres règles, que ce soit au sein ou en dehors de l’UE.

 

Certains de nos fournisseurs de services informatiques et numériques peuvent traiter des données en dehors de l’UE/EEE, et nous pouvons appliquer les mesures de sécurité nécessaires pour les transferts de données vers ces destinataires sur la base des modèles d’accords développés par la Commission européenne. Vous pouvez obtenir davantage d’informations sur ces transferts en nous contactant.

 

Veuillez noter que lorsque vous visitez notre site web, d’autres sites web peuvent vous solliciter et leur collecte de données personnelles échappe à notre contrôle. Les politiques de confidentialité de ces sites web régiront le traitement des informations obtenues auprès de vous.

 

5. Combien de Temps les Données Personnelles Sont-Elles Conservées ?

Une version de votre candidature est conservée dans la base de données chiffrée du groupe Workwide afin de garantir qu’une copie de votre soumission aux employeurs soit préservée. Nous ne conservons les données personnelles que pendant la durée nécessaire à l’utilisation des Services et avons un intérêt légitime à les conserver, sauf obligation légale de conservation plus longue. Les données personnelles sont toujours supprimées sur votre demande et lorsqu’elles ne sont plus nécessaires au traitement.

 

6. Puis-Je Vous Demander de Modifier, Supprimer Mes Données Personnelles ou Retirer Mon Consentement ?

Oui. Si vous ne souhaitez plus recevoir notre newsletter ou d’autres informations similaires, vous pouvez vous désabonner ou demander la suppression de vos informations personnelles. Il en va de même si vous avez utilisé l’un de nos Services et souhaitez que votre CV et vos coordonnées soient supprimés. Nous prendrons également des mesures, dans la mesure du possible, pour informer les autres destinataires si vous souhaitez que vos données personnelles soient supprimées. Contactez-nous à [email protected] et nous traiterons votre demande.

 

Vous avez le droit de demander l’accès au traitement de vos informations personnelles ou d’obtenir plus d’informations sur leur traitement, ainsi que de corriger, mettre à jour, compléter ou limiter le traitement de vos données personnelles. Vous avez également le droit de retirer votre consentement, ce qui n’affectera pas la légalité de tout traitement antérieur avant le retrait de votre consentement, à l’exception des communications de marketing direct.

 

Si le traitement est basé sur le consentement conformément à la législation ou par acceptation des conditions, vous avez le droit à la portabilité des données. Cela signifie que vous pouvez obtenir de notre part vos données personnelles dans un format standard, structuré et informatisé, et vous avez le droit de transférer vos données à un autre responsable du traitement de votre choix.

 

7. Quelles Données Personnelles Détenez-Vous à Mon Sujet ?

Contactez-nous à [email protected] et nous examinerons votre demande. Nous pouvons vous fournir une copie des données personnelles que nous détenons, si vous le souhaitez.

 

8. Que Puis-Je Faire Si Je Ne Suis Pas Satisfait(e) de la Manière dont Vous Utilisez Mes Données Personnelles ?

Contactez-nous à [email protected] ou notre délégué à la protection des données à [email protected] et nous ferons de notre mieux pour résoudre le problème. Si nécessaire, vous avez la possibilité de déposer une plainte auprès de l’Autorité suédoise de protection de la vie privée (IMY), www.imy.se.

 

9. Demandes Juridiques et Prévention des Préjudices

Nous pouvons utiliser, stocker et partager vos informations sur demande juridique (comme des mandats, ordonnances judiciaires, procédures ou autres) ou lorsqu’il est nécessaire de les communiquer pour détecter, prévenir ou traiter une utilisation frauduleuse ou d’autres activités criminelles afin de nous protéger, vous protéger et protéger les autres utilisateurs, notamment dans le cadre d’une enquête où nous agissons de bonne foi, conformément à la loi.

 

Cela peut inclure une réponse à une demande juridique émanant de juridictions hors de la Communauté européenne ou de l’Espace économique européen, dans la mesure où nous agissons de bonne foi et que la demande provient d’une autorité judiciaire de cette juridiction, concerne ses utilisateurs et est conforme aux normes internationalement reconnues.

 

Les informations obtenues via votre utilisation des Services, y compris les informations financières, peuvent être utilisées et conservées pendant une période prolongée lorsque ces informations font l’objet d’une enquête ou d’une obligation légale, d’une enquête gouvernementale ou d’une enquête sur des violations possibles de nos Conditions d’utilisation ou contraires à notre Politique, afin de prévenir tout préjudice.

 

10. Avis Concernant les Modifications

Si nous apportons des modifications à cette Politique de confidentialité, la nouvelle Politique de confidentialité sera publiée en ligne sur cette page. Si ces modifications sont significatives, vous en serez informé(e) et votre consentement sera de nouveau demandé, si nécessaire.

 

TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES DANS LES SERVICES DE RECRUTEMENT

 

Cette section s’applique au traitement des données personnelles dans le cadre des services de recrutement de Workwide fournis aux entreprises clientes en vertu d’un accord de service (« Services de Recrutement »). Elle s’ajoute aux sections ci-dessus, qui s’appliquent à tous les utilisateurs des plateformes de Workwide.

 

11. Responsable du Traitement dans les Services de Recrutement

Workwide AB (org.nr 556959-2404, Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Suède) est le responsable du traitement de toutes les données personnelles traitées dans le cadre de la fourniture des Services de Recrutement.

 

Lorsque Workwide soumet des informations sur un candidat à une entreprise cliente, cette dernière devient responsable indépendant du traitement des données du candidat qu’elle reçoit. Workwide et l’entreprise cliente n’agissent pas en tant que coresponsables du traitement. Chaque partie détermine indépendamment les finalités et les moyens de son propre traitement des données personnelles du candidat après le transfert.

 

12. Catégories de Données Personnelles Traitées dans les Services de Recrutement

Données des candidats traitées dans les Services de Recrutement :

• Nom complet, adresse e-mail, numéro de téléphone et localisation
• Curriculum vitae (CV), y compris l’historique professionnel, la formation, les compétences et les qualifications
• Résumé de présélection préparé par Workwide (appréciation de l’adéquation, notes d’entretien, évaluation des compétences linguistiques)
• Attentes salariales et rémunération actuelle
• Disponibilité pour les entretiens et date de début
• Statut et préférences en matière de mobilité
• Toute autre information fournie volontairement par le candidat au cours du processus de recrutement

 

Données de contact des clients :

• Nom, titre du poste, adresse e-mail et numéro de téléphone des personnes de contact désignées par le client
• Nom de l’entreprise, adresse enregistrée et numéro de TVA

 

13. Finalité et Base Juridique du Traitement dans les Services de Recrutement

Données des candidats : Workwide traite les données personnelles des candidats dans le but de sourcer, présélectionner et présenter des candidats aux entreprises clientes dans le cadre des Services de Recrutement. La base juridique de ce traitement est :

 

Intérêt légitime (Article 6(1)(f) RGPD) : Workwide a un intérêt légitime à traiter les données des candidats pour remplir ses obligations contractuelles envers les entreprises clientes et pour mettre en relation les candidats avec des opportunités d’emploi adaptées. Cet intérêt a été mis en balance avec les droits et libertés des candidats, et Workwide a conclu que le traitement ne prime pas sur les intérêts de confidentialité des candidats.

 

Consentement (Article 6(1)(a) RGPD) : Lorsque les candidats ont soumis volontairement leurs informations aux plateformes de Workwide ou fourni leur CV directement à un recruteur Workwide, le consentement est obtenu au moment de la soumission.

 

Données de contact des clients : Workwide traite les données de contact des clients dans le but d’exécuter et de gérer l’accord de service de recrutement. La base juridique est la nécessité contractuelle (Article 6(1)(b) RGPD) et l’intérêt légitime (Article 6(1)(f) RGPD).

 

14. Comment les Données des Candidats Sont-Elles Partagées avec les Entreprises Clientes ?

Lorsque Workwide identifie un candidat comme correspondant potentiel à un poste vacant d’un client, Workwide partage les informations du candidat avec l’entreprise cliente. Cela comprend généralement :

 

• Le CV du candidat
• Un résumé de présélection préparé par Workwide
• Les attentes salariales et la disponibilité
• Le statut de mobilité
• Toute note pertinente concernant l’adéquation du candidat au poste

 

Ce partage est un élément central des Services de Recrutement et est couvert par l’intérêt légitime de Workwide à remplir son accord de service avec le client. Les candidats sont informés que leurs données peuvent être partagées avec les entreprises recruteuses dans le cadre du processus de recrutement de Workwide.

 

Une fois les données du candidat partagées avec une entreprise cliente, celle-ci est indépendamment responsable de leur traitement conformément à ses propres obligations en matière de confidentialité en vertu du RGPD.

 

15. Conservation des Données Personnelles dans les Services de Recrutement

Données des candidats dans les missions de recrutement actives : Workwide conserve les données personnelles des candidats pendant une durée minimale de 12 mois à compter de la date de la dernière présentation à une entreprise cliente. Cette période correspond à la fenêtre d’introduction et d’anti-contournement dans les accords de service de Workwide.

 

Données des candidats pour de futures opportunités : Au-delà de la mission de recrutement active, Workwide conserve les profils des candidats dans son système de suivi des candidatures aux fins de mise en relation avec de futures opportunités d’emploi, sur la base de l’intérêt légitime (Article 6(1)(f) RGPD). Cette conservation se poursuit jusqu’à ce que le candidat demande la suppression ou jusqu’à ce que Workwide détermine que les données ne sont plus pertinentes.

 

Workwide procède à des examens périodiques des données des candidats conservées, au moins tous les 36 mois. Les profils sans interaction (aucune candidature, aucune connexion, aucun contact avec un recruteur Workwide et aucune réponse aux communications) au cours des 36 mois précédents peuvent être anonymisés ou supprimés. Les candidats peuvent demander la suppression de leurs données à tout moment en contactant [email protected], et Workwide traitera ces demandes sans délai injustifié.

 

Données de contact des clients : Workwide conserve les données de contact des clients pendant la durée de l’accord de service et pendant une période de 24 mois après sa résiliation, afin de gérer les obligations en cours (éventuelles périodes de remise ou droits à honoraires).

 

16. Transferts Transfrontaliers dans les Services de Recrutement

Workwide peut transférer des données de candidats à des entreprises clientes situées dans d’autres états membres de l’UE/EEE. Ces transferts sont autorisés par le RGPD sans garanties supplémentaires.

 

Dans le cas où des données de candidats sont transférées à une entreprise cliente ou un fournisseur de services situé en dehors de l’UE/EEE, Workwide s’assure que le transfert est soumis à des garanties appropriées, notamment les Clauses Contractuelles Types approuvées par la Commission européenne, ou un autre mécanisme de transfert valide en vertu du Chapitre V du RGPD.

 

17. Droits des Candidats dans le Contexte du Recrutement

Les candidats dont les données sont traitées dans le cadre des Services de Recrutement disposent des droits suivants en vertu du RGPD :

 

• Droit d’accès : Demander une copie des données personnelles que Workwide détient à leur sujet
• Droit de rectification : Demander la correction de données inexactes ou incomplètes
• Droit à l’effacement : Demander la suppression de leurs données, sous réserve des intérêts de conservation légitimes de Workwide
• Droit à la limitation : Demander que le traitement soit limité dans certaines circonstances
• Droit à la portabilité des données : Recevoir leurs données dans un format structuré et couramment utilisé
• Droit d’opposition : S’opposer au traitement basé sur l’intérêt légitime
• Droit de retirer le consentement : Lorsque le traitement est basé sur le consentement, le retirer à tout moment sans affecter la liceité du traitement antérieur

 

Pour exercer l’un de ces droits, les candidats doivent contacter Workwide à [email protected].

 

Workwide AB

Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Suède

E-mail : [email protected] | Téléphone : +46 54 22 44 440

TVA : SE 556959240401 | Immatr. : 556959-2404

Autorité suédoise de protection de la vie privée (IMY) : www.imy.se